Dotar a las áreas del Organismo de un documento formal que reglamente y difunda las disposiciones emitidas en materia de presupuesto, contabilidad y gasto público para la administración de los Recursos Financieros asignados, necesarios para el desarrollo de las funciones y el cumplimiento de objetivos institucionales.
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III DEFINICIONES
III.1 PRONÓSTICO DE EFECTIVO:
Información proyectada de los Recursos Financieros por disponer.
RegresarEnvío de los Recursos Financieros a través de transferencia vía electrónica a las Delegaciones Regionales Gerencias de Tramo y Conexo Industrial. Para cubrir los compromisos de pago por Capítulo.
III.3 PROGRAMAS DE PAGO:
Calendarización realizada para efectuar compromisos de pago a proveedores.
III.4 EJERCICIO DEL GASTO:
Usar Recursos Financieros en la compra de bienes y servicios.
Elaboración, envío y consolidación de pronósticos de efectivo de gastos para Oficinas Centrales, Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, con el objeto de optimizar los Recursos Financieros, eliminando recursos improductivos (anexo 1)
IV.1 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA
Los pronósticos de efectivo deberán elaborarse con base en la información estadística del comportamiento del gasto, de por lo menos tres meses de operación, que contenga el análisis semanal de los principales conceptos, que enseguida se indican:
GASTOS DE OFICINAS CENTRALES
RADICACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS A DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO Y CONEXO INDUSTRIAL
1) PARTIDAS PRESUPUESTALES AUTORIZADAS Y OTROS CONCEPTOS A DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO Y CONEXO INDUSTRIAL
Proveedores --------------------------------- Capítulos 2000 y 5000
Material de oficina
Material de limpieza
Material didáctico
Material y útiles de impresión y Reproducción
Refacciones, accesorios y herramientas
Material de construcción
Pinturas solventes e implementos
Nomina y otras prestaciones ----------------- Capitulo 1000
Impuestos ----------------------------------- Capitulo 1000
Pago de servicios --------------------------- Capitulo 3000
IV.2 PRONÓSTICO DE EFECTIVO Y PROGRAMAS DE PAGO:
Los pronósticos de efectivo para gastos deberán presentarse con información histórica de los últimos tres meses, realizarse en forma decenal, en periodos del 1 al 10, del 11 al 20 y del 21 al ultimo día del mes y ser remitidos a la Gerencia de Tesorería a más tardar el día 26 de cada mes posteriores al trimestre del pronóstico anexando los programas de pago, asimismo, las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial deberán especificar los días de pago en el anexo 2:
| CONCEPTO | FECHAS DE PAGO |
| PRESTACIONES | SEGÚN CALENDARIO |
| CONTRATISTAS | MARTES DE CADA SEMANA O DÍA HÁBIL SIGUIENTE |
| PROVEEDORES DE MATERIAL, EQUIPO Y SERVICIOS | JUEVES DE CADA SEMANA O DÍA HÁBIL SIGUIENTE |
| IMPUESTOS | UN DÍA ANTES DE SU VENCIMIENTO DE ACUERDO CON LA LEY CORRESPONDIENTE |
| FONDO DE CAMBIO | SE HABILITAN UN DÍA ANTES DE LA FECHA SOLICITADA, (PREVIA AUTORIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE SUPERVISIÓN DE OPERACIÓN) |
Cuando se soliciten ampliaciones a los programas de pago, será necesario efectuar los ajustes correspondientes en el Pronóstico de Efectivo y turnarlo vía fax a la Gerencia de Tesorería.
Es responsabilidad del Administrador de la Plaza de Cobro elaborar mensualmente un pronóstico de efectivo de sus gastos de operación y enviarlo a la Delegación Regional o Gerencia de Tramo a más tardar el día 20 del mes que corresponda .
IV 4 SUPERINTENDENCIAS DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO
Es responsabilidad del Superintendente elaborar mensualmente un pronóstico de efectivo de sus gastos y enviarlo a la Delegación Regional, o Gerencia de Tramo a mas tardar el día 20 del mes que corresponda .
IV.5 DELEGACIONES, GERENCIAS DE TRAMO Y CONEXO INDUSTRIAL
Las Subdelegaciones, o Subgerencias Administrativas y el Departamento de Administración del Conexo Industrial, por conducto de la Superintendencia de Recursos Financieros de cada una de ellas, es la responsable de la elaboración del pronóstico de efectivo de los Programas de Pagos y la consolidación a nivel Delegacional y Gerencia de Tramo y Conexo Industrial, de enviarlo a la Gerencia de Tesorería a mas tardar el día 26 de cada mes.
Asimismo la Superintendencia de Recursos Financieros, deberá efectuar arqueos de caja cuando menos una vez al mes a las Plazas de Cobro de los recursos proporcionados.
Los Subdelegados y Subgerentes Administrativos, son los responsables de la validación de los pronósticos de efectivo y programas de pagos, que elaboren los Superintendentes de Recursos Financieros.
Las Subdelegaciones o Subgerencias Administrativas, por conducto de la Superintendencia de Recursos Financieros de cada una de ellas y el jefe de Departamento de Administración del Conexo Industrial, será los responsables de que cuando los recursos asignados para su ejercicio en forma decenal, no se hayan aplicado en su totalidad, invariablemente estos sean reintegrados a la Gerencia de Tesorería, mediante deposito en la cuenta bancaria aperturada para este concepto.
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V NORMAS PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
Es responsabilidad de la Gerencia de Tesorería elaborar el pronóstico mensual de efectivo de Oficinas Centrales.
La Gerencia de Tesorería recibirá el Pronostico de Efectivo de las Delegaciones, Gerencias de tramo y Conexo Industrial con sus Programas de Pago y con base en ellos, situará los fondos solicitados.
Las Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, deberán aperturar 3 (TRES) cuentas bancarias de cheques en su localidad, a nombre de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.
a) Dichas cuentas de cheques podrán aperturarse en las Instituciones Bancarias que establezca la Subdirección de Finanzas
b) Las cuentas de cheques tendrán las siguientes finalidades:
1.- Cuenta de cheques Núm.1 Tendrá el control del Capítulo 1000 SERVICIOS PERSONALES, en la cual Oficinas Centrales situará directamente los fondos para pago de nómina y prestaciones al personal de la Delegación, Gerencia de Tramo o Conexo Industrial, además, en los casos en que la nómina esté desconcentrada, se utilizará para distribuir los fondos a sus Centros de Trabajo.
2.– La cuenta de cheques Núm. 2 se utilizará para el control de los capítulos 2000 MATERIALES Y SUMINISTROS y 3000 SERVICIOS GENERALES.
3.– La cuenta de cheques Núm. 3 controlará los capítulos de inversión física, es decir 5000 BIENES MUEBLES E INMUEBLES y 6000 OBRA PÚBLICA.)
c) Las Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, a su vez podrán distribuir los fondos en cuentas bancarias de los bancos citados por centro de trabajo, bajo el mismo esquema de apertura enunciado anteriormente.
d) Las firmas en las cuentas bancarias serán invariablemente mancomunadas, debiendo registrarse para ello cuatro firmas, dos “A” y dos “B”.
1.- A Delegado Regional, Gerente de Tramo y Titular del Conexo Industrial.
2.- A Subdelegado Administrativo y Subgerente Administrativo.
3.- B Subdelegado de Operación y Subgerente de Operación.
4.- B Subdelegado Técnico y Subgerente Técnico.
Las combinaciones autorizadas son dos “A”, “A” y “B” y nunca dos “B”.
e) Los ingresos diversos y otros depósitos de la Delegación Regional, Gerencia de Tramo y Conexo Industrial se deberán realizar en las cuentas que la Gerencia de Tesorería asigno, a cada Delegación, Gerencia de Tramo y Conexo Industrial, dicho deposito deberá realizarse a través del sistema de depósito referenciado.
f) A partir de la contratación de las cuentas bancarias de referencia deberá dar a conocer a la Subdirección de Finanzas los números de cuentas bancarias vigentes y las que han sido canceladas señalando el motivo .
g) La apertura o cancelación de cuentas deberá realizarse mediante oficio dirigido a la institución bancaria.
h) En el oficio de apertura se deberá instruir a la institución bancaria para que dentro de los primeros diez días hábiles siguientes al cierre de cada mes envíen copia del estado de cuenta mensual a la Dirección de Estadística Hacendaría de la SHCP, ubicada en Av. Insurgentes Sur 795, Piso 10 Col. Nápoles C.P. 03810, México D.F, de acuerdo a la circular No. 101-1371 publicado en el diario oficial el 26 de septiembre del 2000 y al oficio 697 publicado el 12 de junio de 1992.
i) El día de la apertura o cancelación de una cuenta se deberá enviar invariablemente al Departamento de Egresos de la Gerencia de Tesorería, fax del oficio sellado y firmado de recibido por la institución bancaria acompañado por el formato “Anexo 2 de la circular SF-2030” debidamente requisitado.
J) Por lo anterior, en Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, desaparecen los conceptos contables, administrativos y financieros que hasta la fecha se denominan “FONDO
OPERACIONAL”, “OTROS FONDOS” y “OBRA PÚBLICA DESCONCENTRADA”.
k) de los puntos anteriores, se desprende que deberán efectuar los siguientes movimientos contables:
1.- POR LA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS
CARGO A BANCOS (CUENTA XXXXXXXX)
ABONO A CUENTA CORRIENTE CAPUFE (CUENTA XXXXX)
2.- POR EL GASTO Y/O INVERSIÓN
CARGO A CUENTA DEL CAPÍTULO CORRESPONDIENTE ------- (x)
ABONO A BANCOS -------------- (x)
Dispersar los recursos por parte de la Delegación Regional, Gerencia de Tramo y Conexo Industrial a los Centros de Trabajo.
POR EL ENVÍO DE LA DELEGACION REGIONAL, GERENCIA DE TRAMO Y CONEXO INDUSTRIAL A SUS CENTROS DE TRABAJO.
CARGO BANCO CENTRO DE TRABAJO ----------------- (x)
ABONO BANCOS DELEGACIÓN ----------------------- (x)
POR EL GASTO QUE EFECTÚE EL CENTRO DE TRABAJO
CARGO A CUENTA DEL CAPÍTULO CORRESPONDIENTE ABONO A BANCOS CENTRO DE TRABAJO
b) En ningún caso se podrá otorgar conocimiento de firmas por parte quienes tengan registradas las firmas.
V.2 AJUSTES A LOS PROGRAMAS DE PAGO
Con base en los Pronósticos de Efectivo y los Programas de Pago generados por las áreas de oficinas centrales, la Gerencia de Tesorería analizará y evaluará la información proyectada ajustándola con los recursos disponibles, notificando de inmediato a las áreas para su corrección.
V.3 ENVIÓ Y RECEPCIÓN DE RECURSOS
V.3.1 La Gerencia de Tesorería situará recursos a las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, para los pagos a proveedores, contratistas, prestadores de servicios e impuestos un día hábil anterior a la fecha de pago, siempre y cuando la solicitud de los recursos sea dentro de los plazos establecidos.
V.3.2 Durante la siguiente hora de enviada la orden de transferencia Vía S.P.E.U.A. la Gerencia de Tesorería trasmitirá vía fax a la Delegación Regional, Gerencia de Tramo o Conexo Industrial los datos de la orden de transferencia.
V.4 MANEJO DE RECURSOS FINANCIEROS
V.4.1 CRITERIOS DE RACIONALIDAD Y AUSTERIDAD DEL GASTO
Las ministraciones se ejercerán con apego a las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria vigentes, así como al Manual de Normas Presupuestarias.
Las erogaciones que se efectúen con cargo a los recursos asignados serán aquellas que permitan el buen funcionamiento del Organismo y en apoyo a sus Programas de Adquisición de Bienes y Servicios.
Deberá llevarse un registro de todos los movimientos de ingresos y egresos para los cuales deberá implementarse un auxiliar de bancos (ANEXO )
V.4.2.1 INSTRUCCIONES PARA EL REGISTRO Y MANEJO DEL AUXILIAR DE BANCOS
V.4.3 MANEJO DE PÓLIZAS DE CHEQUES
Deberá ser copia del cheque y contener los siguientes datos:
Se anotará la descripción del pago.
El Subdelegado, Subgerente Administrativo y el Jefe de Departamento de Administración del Conexo Industrial, deberá verificar y validar que se formulen en forma mensual y dentro de los primeros diez días hábiles posteriores al mes anterior las conciliaciones bancarias, así como dar seguimiento a las partidas de excepción. , estos documentos deberán estar archivados en orden cronológico, anexando el estado de cuenta del banco.
Una vez efectuada la conciliación de cada una de las cuentas bancarias se deberá efectuar el reintegro de los intereses generados a la Gerencia de Tesorería de Oficinas Centrales, en un lapso de diez días hábiles posterior al mes en que se generaron.
RegresarAntes de realizar cualquier compra de bienes o productos de uso repetitivo, material de limpieza, material de oficina, deberán verificar en el almacén su existencia.
Es responsabilidad del Subdelegado o Subgerente Administrativo y el Jefe de Departamento de Administración del Conexo Industrial, supervisar, que cuando los recursos no ejercidos en el periodo para el cual fueron solicitados, se depositen invariablemente el remanente en la cuenta que para tal motivo aperturo la Gerencia de Tesorería, el deposito deberá ser a favor de CAPUFE. El reintegro deberá realizarse dentro de los dos días hábiles siguientes a la terminación de la decena.
Para la devolución de recursos no ejercidos, en la ficha de deposito se deberá hacer mención del capitulo al cual corresponde el reintegro. Con la finalidad de que este pueda ser incorporado nuevamente al presupuesto del capitulo correspondiente.
Todos los pagos como son: (multas, recargos, intereses, gastos de ejecución, etc.) que se generen con motivo del pago extemporáneo de obligaciones serán a cargo del responsable de efectuar los pagos con oportunidad en caso de no ser así, se solicitara al área jurídica el dictamen correspondiente para efectuar el pago y la retención del importe del mismo vía nomina a cargo del responsable.
Cuando se trate de pagos por concepto de deducibles por accidentes de vehículo propiedad del Organismo, el gasto será a cargo de éste, siempre y cuando la Dirección Jurídica dictamine que no es imputable el pago del deducible al empleado de CAPUFE, anexando la nota o factura de pago, el acta administrativa y el dictamen del área jurídica.
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VII COMPROBACIÓN DE LOS RECURSOS
La documentación comprobatoria de los recursos, que la Delegación Regional, Gerencia de Tramo y Conexo Industrial asigne a sus centros de trabajo deberá ser recibida por estas áreas dentro de los dos días hábiles siguientes a la decena en que se ejerció el recurso para su registro y custodia, enviando a la Gerencia de Presupuesto y Contabilidad el registro presupuestal y contable de las operaciones realizadas en el periodo de que se trate, en forma decenal y de acuerdo con el calendario establecido.
Los documentos deberán contener invariablemente los requisitos Fiscales, Administrativos y Legales aplicables a cada operación.
VII.1 REQUISITOS FISCALES PARA LA COMPROBACIÓN
Los requisitos fiscales que deben contener los documentos se encuentran señalados en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, son los siguientes:
1.- Ser impresos en los establecimientos autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
2.- Contener impresos el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien lo expida.
3.- Este deberá expedirse a nombre de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos, dom. : Calzada de los Reyes No. 24 Col. Tetela del Monte, Cuernavaca, Mor., o el domicilio correspondiente de cada Delegación, Gerencia de Tramo o Conexo Industrial.
4.- Contener impreso el número de folio
5.- Lugar y fecha de expedición.
6.- Clave del Registro Federal de Contribuyentes del Organismo
7.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
8.- Cantidad del bien adquirido en número e importe total con número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse.
9.- Los recibos por honorarios y arrendamiento deberán contener además:
a) Cédula del Registro Federal de Contribuyentes reproducida en el comprobante con medidas de 2.756 cm por 5 cm.
b) La leyenda “La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales”.
c) Los datos de identificación del impresor, número de autorización y pie de imprenta.
10.- Se podrán recibir comprobantes emitidos por los contribuyentes cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Que su sistema de impresión forme parte integral de contabilidad automatizada.
b) Que sean contribuyentes del régimen general en el impuesto sobre la renta.
c) Que utilicen para impresión de los comprobantes a que se refiere a esta regla, papel que contenga preimpresos el folio, la cédula del Registro Federal de Contribuyentes y los datos de identificación del impresor, número de autorización y pie de imprenta.
Cuando los comprobantes del gasto por concepto de gasolina y diesel, no reúnan el requisito fiscal de separar el impuesto al valor agregado, se podrá aceptar siempre y cuando se lleve un registro de control a base de tarjetas por cada vehículo que contenga los siguientes datos:
Cuando el vehículo no señale los kilómetros recorridos, únicamente se cuente con el número de horas de operación, este último dato será el que se anote semanalmente.
Para efectos del impuesto al valor agregado el acreditamiento correspondiente a los gastos señalados en el párrafo anterior, se determinará dividiendo el precio total de la gasolina o diesel entre 1.15 el resultado obtenido se restará al monto total de la operación la diferencia será el impuesto.
VII.2 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS PARA LA COMPROBACIÓN
Para la comprobación de los recursos erogados por el concepto de compras y pago de servicios distintos a viáticos y pasajes, en el caso de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, se deberá elaborar los formatos de comprobación (ANEXOS 4 Y 5). En el primer formato deberá ir pegada la factura o comprobante, así mismo en el espacio del concepto de dicho formato se deberá anotar el No. de factura y mencionar donde o para que se ocupara el material comprado o servicio contratado, el formato No. 5 al igual que el anterior formato este también deberá contener el nombre, cargo y firma de quien realizo el gasto y la firma de autorización del Delegado Regional, Gerente de Tramo y Titular del Conexo Industrial, además de la del Subdelegado o Subgerente Administrativo, no se podrá sustituir la del Delegado o Gerente de Tramo o Titular del Conexo Industrial.
A) Para la comprobación de recursos asignados al personal de oficinas centrales por los conceptos antes señalados, se deberán utilizar los mismos formatos y orden. La comprobación de los gastos deberá estar autorizada siguiendo el nivel jerárquico de las áreas.
VII.2.1 FORMATOS DE COMPROBACIÓN
Cuando por diferentes causas haya sido rechazado un documento, en un lapso de tiempo de 48 horas posteriores deberá ser presentada su comprobación, para lo cual se deberá formular una relación complementaria al mes que corresponda.
Los comprobantes una vez anexados al formato (ANEXO 5), deberán foliarse en orden progresivo dentro de cada “Relación de Gastos” .
En caso de presentarse la información en forma extemporánea deberá incluirse oficio de justificación autorizado por niveles superiores dirigido a la Subdirección de Finanzas de acuerdo a la circular DAF/301/2000.
FORMATO ANEXO No. 5
Deberá formularse una por cada centro de costo.
La firma de autorización será invariablemente la del titular del área considerando a partir de Gerente, para oficinas centrales. Para Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, deberán tener las siguientes firmas:
FORMULÓ: Responsable del ejercicio de los recursos.
AUTORIZÓ: Oficinas Centrales: Gerente, Subdirector, Subcontralor, Coordinador, Director de Área, Contralor y Director General. En Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial: Delegado Regional, Gerente de Tramo o Titular del Conexo Industrial.
Vo. Bo.: En Oficinas Centrales: el Gerente de Tesorería, en Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial: Subdelegado o Subgerente Administrativo y el Jefe del Departamento de Administración respectivamente.
Deberá ser llenado cada uno de los espacios del formato.
En el renglón que no presenta concepto deberá indicarse el número de comprobantes que se adjuntan.
Deberá desagregarse el importe, impuesto al valor agregado y total de cada partida.
Las relaciones (anexo # 5) serán numeradas en forma progresiva, indicando:
| No. PROGRESIVO | No. ARÁBIGO DEL MES A QUE AÑO CORRESPONDAN LOS RECURSOS ASIGNADOS |
| 1 | 6 (SEIS) 2000 |
| 2 | 7 (SIETE) 2000 |
| 3 | 9 (NUEVE) 2000 |
EJEMPLO
RELACIÓN 1/6/2000
Nota: El número de control de las relaciones es independiente. En Oficinas Centrales como en cada Delegación, Gerencia de Tramo y Conexo Industrial, para efectos de control interno.
REQUISITOS DEL ORGANISMO PARA BIENES O SERVICIOS.
a) Formulación del formato (ANEXO N°6).
b) Nombre, cargo y firma de quien realizó la operación.
c) Nombre, cargo y firma de quién los recibió para su destino o uso.
d) Partida presupuestal a la que corresponde el gasto, según el Clasificador por Objeto del Gasto
e) Nombre del área responsable del gasto.
VII.3 REQUISITOS SOBRE CASOS ESPECIALES EN LA COMPRA DE BIENES O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS.
Cuando son entregados los bienes o servicios se identifica el tipo de programa, así como el número de contrato para determinar si se trata de entregas parciales o de una sola entrega, para adjuntar la documentación soporte, fianza de anticipo, entrada y salida del almacén y fianza de cumplimiento.
Comprobantes de Pago:
Deberá contarse con el oficio de autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Oficinas Centrales.
Combustible. (Gasolina magna, premium o diesel)
Adjunto a la factura, deberá contener la relación del consumo de vales de combustible (ANEXO 7).
a) Servicio Postal Mexicano
Invariablemente la comprobación por pago de dicho servicio se hará mediante la expedición de la factura que elabora el prestador del servicio.
b) Servicio Telefónico
Adjunto al recibo de pago por el servicio telefónico deberá contener un reporte (ANEXO 8), mediante el cual se indicará un desglose de llamadas, procediendo a cargo del Organismo las oficiales, no así las particulares, que serán a cargo de los ejecutores, las llamadas al extranjero quedan totalmente prohibidas.
Para uso y Pago de servicio de Teléfonos Celulares.
Para pago y uso del servicio de teléfonos celulares, a servidores públicos del Organismo. Se deberá seguir lo que señala el oficio DAF/0487//99 de fecha 19 de marzo del 1999.
c) Servicio de Vigilancia
Los servicios de vigilancia deberán ser comprobados mediante el recibo oficial, expedido por la Institución, Dirección o Dependencia con la que se celebró el contrato, convenio o acuerdo, anexando a su primera comprobación copia del contrato, en las siguientes comprobaciones solo se anotará el número de contrato.
d) Servicio de Arrendamiento:
La comprobación debe hacerse mediante recibos de arrendamiento con el I.V.A. desglosado, cuando el pago se realice a una persona física el impuesto será retenido por el Organismo de acuerdo a lo establecido en el Diario Oficial de la Federación del Miércoles 3 de marzo de 1999, numeral 5.1.7 referente al Impuesto al Valor Agregado, asimismo, se deberá efectuar la retención del 10% del I.S.R. y realizar el entero de ambas retenciones en los términos señalados al respecto. (anexo 9 ).
Para un nuevo arrendamiento o incremento del monto de la renta se solicitará previamente autorización a la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales.
No deberá pagarse renta inicial o incrementos en tanto no se cuente con el contrato de arrendamiento debidamente requisitado.
Cuando se trate de arrendamiento de equipo de fotocopiado, adjunto a la factura deberá anexarse el reporte de las reproducciones efectuadas durante el mes a pagar, conteniendo el nombre, cargo y firma del empleado que verificó el conteo de la máquina.
En el caso de otros arrendamientos deberá contarse con el contrato respectivo.
VII.3.3 REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Y MAQUINARIA
Las reparaciones menores, (alineaciones, talachas, etc.), serán con cargo a los fondos fijos o caja chica.
Los programas de mantenimiento preventivo y reparaciones mayores deberán contener la autorización de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales o área responsable del manejo y control de la maquinaria y transportes.
Para las reparaciones con importe superior al monto autorizado para compra directa deberá la Delegación Regional, la Gerencia de Tramo o el Conexo Industrial , formular orden de trabajo, anexando 3 cotizaciones y acta entrega-recepción, en caso de adjudicación directa se deberá anexar copia del acta del Comité donde se autoriza dicho servicio y acta entrega-recepción, en caso de licitación pública los contratos respectivos deberán ser validados por el área jurídica de la Delegación Regional o Gerencia de Tramo.
Todo trabajo de modificación, ampliación, mejora, construcción u obra nueva que se pretenda realizar en cualquier edificio del Organismo, deberá contar con el visto bueno por escrito de la Gerencia de Edificación y del C. Director General (anexo 10 ).
LINEAMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE REINTEGRO DE LOS SIGUIENTES CONCEPTOS COMO SON:
A) Consumo de alimentos.
B) Pago de pasajes.
C) Gastos por consumo de combustible.
D) Pago por compra de rollos fotográficos y revelado.
E) Pago de casetas.
A) Para la solicitud de reintegro de documentos, por consumo de alimentos en atención a terceros por reuniones de trabajo de personal del organismo con funcionarios de otras dependencias gubernamentales o del sector privado. El o los documentos deberán contar con la autorizaciones del Director de Administración y Finanzas
En el caso de los Delegados Regionales o Gerentes de tramo y Titular del Conexo Industrial para el (Vo. Bo.) deberán tramitar oficio de autorización para su reintegro a la Dirección de Administración y Finanzas.
B) Pago de pasajes. El reintegro de estos deberá estar autorizado por los niveles superiores y en ningún caso serán aceptados comprobantes a los que les haga falta requisitos fiscales establecidos en el articulo 29-a del Código Fiscal de la Federación. En boletos de avión se reintegraran únicamente los autorizados por la Subdirección de Finanzas mediante oficio, cuando el desembolso haya sido por cuenta del comisionado siempre y cuando sea en clase turista como lo señala los Lineamientos para el Otorgamiento, Autorización, Comprobación y Justificación de Viáticos y Pasajes.
C) Pago de notas por compra de combustible, para vehículos oficiales y particulares, por gastos erogados en comisiones El reintegro se realizará una vez calculado el consumo correspondiente, para el calculo se deberá utilizar el formato correspondiente (anexo 9).
Las notas deberán contener el Visto Bueno del Jefe del Departamento de Transporte. En el caso de Delegaciones, Gerencias de tramo y Conexo Industrial deberá contar con el Visto Bueno del superintendente de Recursos Materiales y del Jefe de Departamento de Administración respectivamente. Los documentos deben presentarse en el formato (anexo 13-A) anexando copia del oficio de comisión correspondiente.
En el Departamento de Cobranzas en Oficinas Centrales y en la superintendencia de recursos financieros o de departamento de administración en el caso de las Delegaciones, Gerencias de tramo y Conexo industrial, se recibirán los documentos para reintegro, hasta dentro de los primeros diez días hábiles posteriores a la recepción del recurso.
D) El pago de facturas por rollos y revelado fotográfico será reintegrado únicamente a la Subdirección de Seguridad y Salvaguarda, a la Dirección de Operación y a la Coordinación de Comunicación Social.
E) El pago de casetas para que proceda su reintegro debe corresponder a los lugares y fechas de la comisión.
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VIII.1 LINEAMIENTOS PARA EL REINTEGRO DE GASTOS DE ALIMENTACIÓN MENSUAL A FUNCIONARIOS
a) Los Gastos de Alimentación serán pagados de acuerdo con los montos máximos mensuales autorizados y en base a la información remitida por la Gerencia de Personal. (anexo 12 ).
b) También serán sujetos a este beneficio las personas que hayan sido contratadas por el Organismo bajo el rubro de honorarios (partida 2101) y cuyas actividades lo justifiquen, para lo cual es indispensable que el titular del área lo solicite, dependiendo de las equivalencias que correspondan según los montos establecidos.
c) El apoyo otorgado para los gastos de alimentación comprenderá únicamente los que se realicen en las Ciudades de México, D.F. Cuernavaca, Mor., y en las áreas conurbadas de ambas.
d) En las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo o Conexo Industrial, este procedimiento se deberá efectuar bajo los mismos lineamientos y tarifas autorizadas, los reembolsos deberán hacerse con los recursos del fondo fijo, todo esta bajo la supervisión y responsabilidad del titular de dichas áreas, quién determinará el ámbito geográfico de validez de las notas.
e) El Servidor Público comisionado por un periodo ininterrumpido mayor de 30 días naturales, no podrá efectuar el cobro de los gastos de alimentación o cuando presente notas de los lugares autorizados cuando se encuentre de comisión en otra ciudad.
f) Los Servidores Públicos que tengan incapacidad médica o licencia sin goce de sueldo o estén disfrutando de sus periodos vacacionales, no podrán efectuar los cobros correspondientes a esos días.
g) Cuando el monto total de las notas rebase la tarifa establecida, la Gerencia de Tesorería únicamente pagará el monto autorizado, por ello el Servidor Público que solicite el reembolso deberá escribir en la nota que tenga el excedente la leyenda “ESTA NOTA UNICAMENTE SE DEBE CONSIDERAR POR....” y así la cantidad a reembolsar será la cantidad exacta autorizada.
h) No se aceptarán para este tipo de reembolso notas correspondientes a meses anteriores así como de días inhábiles.
I) Las facturas que presenten propinas, no se aceptara su pago, únicamente se procederá al reintegro del consumo de alimentos
J) En el caso de las facturas que presenten consumo de bebidas alcohólicas estas no serán pagadas, solamente el consumo de alimentos.
VIII.2 PROCEDIMIENTO PARA EL REEMBOLSO DE GASTOS DE ALIMENTACIÓN
a) En todos los casos las notas o facturas deberán ser expedidas a nombre de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.
b) Contener impreso: nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal, clave de R.F.C. de quien lo expida, número de folio, lugar y fecha de expedición y la impresión de la cédula del R.F.C.
c) Consignar su importe total y el I.V.A. desglosado. Que el I.V.A. sea lo correspondiente al importe de la factura o comprobante.
d) Sin tachaduras o enmendaduras y que sean claros.
e) Los casos no previstos en los presentes lineamientos serán resueltos por la Subdirección de Finanzas.
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IX FONDOS FIJOS REVOLVENTES EN OFICINAS CENTRALES
Son recursos que se otorgan a las áreas para cubrir exclusivamente las necesidades de compras menores.
IX.1 LINEAMIENTOS PARA LA ASIGNACIÓN DE FONDOS FIJOS
Se asignarán exclusivamente a Directores de Area y Coordinadores, el monto que soliciten se integrará atendiendo al número de Subdirecciones y Gerencias que dependan de las mismas, con un importe máximo mensual por nivel de.
| AREA | IMPORTE |
| Direcciones y Coordinaciones | $1,500.00 |
| Subdirecciones | $1,000.00 |
| Gerencias | $750.00 |
Adicionalmente se asignarán Fondos Fijos a los servidores públicos que por su jerarquía o las características de sus funciones requieran de realizar adquisiciones menores o pagos de servicios, para atender oportunamente los requerimientos de sus o las áreas solicitantes.
AREAS ADMINISTRATIVAS
Dirección General
Oficinas de Enlace
Departamento de Almacenes de Inventarios
C.e.n.d.i.
Coordinación de Maquinaria
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Coordinación de Comunicación Social
IX.2 LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE FONDOS FIJOS.
El manejo, custodia y seguridad de los Fondos Fijos será responsabilidad del Servidor Público a quien le sea asignado el fondo.
Los Fondos Fijos son Recursos Federales que no deben desviarse para usos distintos a su naturaleza, tales como préstamos personales.
Para la asignación del Fondo Fijo es requisito indispensable la firma del pagaré por el importe del Fondo Fijo Revolvente Autorizado por el Director de Administración y Finanzas
Será responsabilidad del tenedor del Fondo Fijo instrumentar las medidas necesarias para custodiar los recursos asignados.
Con el Fondo Fijo asignado solamente se cubrirán los conceptos por compra de:
a) Café, azúcar, refrescos, galletas, te, servilletas, sustituto de crema, jugos, dulces, kleenex, platos, vasos y cucharas desechables.
b) Medicamentos de botiquín menores de $ 100.00 (se excluyen medicamentos de prescripción medica).
c) Gastos de transportación local menor a $ 100.00.
No podrán cubrirse mediante el Fondo:
a) Viáticos, pasajes en comisión y gasolina local o en comisión.
b) Material de oficina, se deberá tramitar ante el Departamento de Adquisiciones.
c) Toda adquisición de libros o material didáctico deberá ser solicitada a la Coordinación de Comunicación Social o al Departamento de Capacitación, según sea el caso.
d) Reparación de chapas, cerraduras y hechuras de llaves se deberán canalizar al Departamento de Servicios Generales, así como cualquier trabajo inherente a dicha área.
e) Reparación o mantenimiento mayor de unidad (es) de transporte.
f) Comidas al personal o comidas con terceros.
IX.3 COMPROBACIÓN DE FONDOS FIJOS
Los recursos del Fondo son mensuales y deberán ser comprobados ente la Gerencia de Tesorería dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente al que se trate.
Los documentos deberán pegarse al formato (anexo 4), dentro de este deberá anotarse la razón del gasto realizado, el mismo deberá contener el nombre, cargo y firma de quien realizo el gasto así como la firma de (Vo. Bo). del Servidor Público a quien se le asignó el Fondo, en cada uno de los documentos.
La documentación deberá ser presentada en la Relación de Gastos (Anexo 5), firmada por el Servidor Público con cuya autorización y responsabilidad se efectuaron las erogaciones.
Cuando de la comprobación presentada, haya sido rechazado un documento se deberá formular una relación complementaria al mes que corresponda y presentada en un lapso de tiempo de 48 horas, contadas a partir de la fecha de su devolución.
Los comprobantes, una vez anexados al formato, deberán foliarse en orden progresivo dentro de cada relación de gastos.
Todo artículo que se adquiera en tienda de autoservicio, invariablemente deberá llevar anexa a la factura la tira o ticket de la máquina registradora, desagregando los artículos adquiridos.
Los documentos deberán contener la fecha del mes al que corresponda la comprobación.
La documentación deberá contener los requisitos fiscales que marca el Art. 29-A del Código Fiscal de la Federación, y deberán venir a nombre de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. Calzada de los Reyes n°. 24. Col. Tetela del Monte, Cuernavaca, Mor., C.P. 062130 R.F.C. CPF-630703-6N8.
La documentación que sustenten las operaciones debe ser original en los términos de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
RegresarSon recursos que se asignan con carácter de urgente al personal del Organismo, para cubrir alguna eventualidad y deberán ser solicitados a la Gerencia de Tesorería.
a) Estos recursos deberán solicitarse sólo en caso de emergencia, cuando no se cuente con el tiempo suficiente para realizar el trámite correspondiente.
b) Cuando el importe sea menor a $ 5,000.00 (Cinco mil pesos 00/100 M.N.), se podrá utilizar el formato “Recibo” (anexo14).
Cuando el importe sea mayor a $ 5,001.00 (CINCO MIL UN PESOS 00/100 M.N.), se deberá utilizar el formato “Solicitud de Cheque” (anexo 15).
c) Los formatos para solicitud de recursos deberán mencionar brevemente la razón del gasto, así como contar con la firma de autorización del funcionario correspondiente.
X.2 REQUISITOS PARA LA COMPROBACIÓN DEL GASTO
a) Estos recursos deberán comprobarse mediante documentos que reúnan los requisitos fiscales establecidos en el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación en un término de 48 horas posteriores a la fecha de haber recibido los recursos, de no ser así, podrán recuperarse vía nómina.
b) Los documentos comprobatorios deberán presentarse en los formatos (ANEXOS 4 y 5) ante la Gerencia de Tesorería (oficinas centrales) y Superintendencias de Recursos Financieros de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial. Dichos formatos deberán contar con el nombre y cargo de quien realizo el gasto, así como con la firma de autorización del gasto por parte del funcionario correspondiente (oficinas centrales), la del Delegado Regional, Gerente de Tramo o titular del Conexo Industrial, en Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial.
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XI DE LOS EXCEDENTES FINANCIEROS
Para cubrir las necesidades de liquidez mediante recursos excedentes financieros, se acatara conforme a lo dispuesto por el Comité de Inversiones, en las normas y políticas para la inversión de disponibilidades contenidas en el Manual del Comité de Inversiones.
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XII DE LOS MANUALES DE OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
Los manuales de operación y procedimientos que al efecto se emitan, para coadyuvar al cumplimientos de las normas y disposiciones en materia de administración de recursos financieros, se autorizarán por el Director General con fundamento en el Artículo 17 Fracciones XIX y XXVI del Estatuto Orgánico de Capufe.