MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS GENERALES



CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

I OBJETIVO GENERAL

II MARCO LEGAL

III POLÍTICAS GENERALES

IV OBJETIVO, DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCEDIMIENTOS

PRPS.01 RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE SERVICIOS DIRECTOS O INDIRECTOS

PRPO.02 RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ORDENES DE SERVICIO DE MOBILIARIO POR EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

PRRT.03 RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE MENSAJERÍA POR EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

PRSF.04 SERVICIO DE FOTOCOPIADO, ENGARGOLADO Y ENMICADO

ANEXOS (FORMAS)



Resumen del Documento:

Describe las políticas, lineamientos, secuencia y flujo de actividades a realizar para atender los requerimientos de las unidades administrativas en servicios de mantenimiento integral de inmuebles propiedad de Capufe, de mensajería, correspondencia oficial y de archivo de concentración.

Vigencia a partir del mes de diciembre de 2001 a la fecha.


INTRODUCCIÓN

La actual administración del Organismo Público Descentralizado Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos, en cumplimiento de las reformas administrativas, al Programa de Modernización de Capufe 1995-2000 y al establecimiento o modificación del marco normativo ha promovido la actualización de los sistemas y procesos de operación y administrativos congruentes con el desarrollo de nuevas tecnologías, para que estos sean más confiables, oportunos y de mejor calidad en la información que se requiere para la toma de decisiones.

En este sentido, se ha requerido establecer el Manual de Procedimientos para la Prestación de Servicios Generales, que permita a los usuarios contar con una herramienta de consulta para la adecuada realización de las actividades y la correcta operación, registro y control en materia de los servicios generales.

Por otra parte, se describen aquellas actividades funcionales que se desarrollan dentro de un contexto de modernización administrativa, realizándose en forma simplificada.

Dicho documento administrativo contiene las políticas de operación, objetivo general, la descripción de las actividades y los diagramas de flujo de los procedimientos relativos a la tramitación y seguimiento de las ordenes de servicios de las áreas del Organismo que lo solicitan así como la actuación de los responsables de cada uno de los trámites efectuados por las mismas áreas.


I. OBJETIVO GENERAL

Atender los requerimientos de los servicios generales relacionados con el mantenimiento integral de inmuebles propiedad de Capufe, así como lo relacionado con la seguridad física de los mismos; Considerando también las instalaciones y servicios en locales propios como rentados, para propiciar el mejor desempeño de las funciones de los ocupantes, creando un ambiente de tranquilidad y confort que garantice el desempeño eficaz y eficiente de servidores públicos; previendo en su caso la contratación de los servicios que por su naturaleza no puedan ser atendidos con personal propio.

Asimismo, atender las solicitudes de las diferentes unidades administrativas de Capufe de los requerimientos de los servicios de mensajería, correspondencia oficial y el archivo de concentración, de acuerdo a las normas y políticas establecidas por el Archivo General de la Nación.


II. MARCO LEGAL

  • Código Penal Federal. 14-VIII-1931

  • Código Fiscal de la Federación. 20-VII-1992

  • Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio Correspondiente. D.O.F. 31-XII-1999

  • Estatuto Orgánico de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. 31-XII-1999

  • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 29-XII-1976

  • Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 14-V-1986

  • Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. D.O.F. 31-XII-1982

  • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 04-V-2000

  • Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. 30-XII-1976

  • Oficio- Circular SNCGP/300/236/2000 dirigido a los Contralores Internos de las Dependencias de la Administración Pública Federal.

  • Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 25-I-1990

  • Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles. 13-XI-1990

  • Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. 01-I-1982

  • Reglamento del Código Fiscal de la Federación. 31-III-1992


    III. POLITICAS GENERALES

    1. Controlar y registrar los prestamos de documentos en custodia, los cuales por su carácter oficial forman parte del archivo histórico de nuestro Organismo cuando sean solicitados por las diferentes unidades administrativas de la institución.

    2. Se deberá coordinar el envío de mensajería y paquetería, solicitado como apoyo al desarrollo de las funciones encomendadas a las diferentes unidades administrativas que conforman nuestro Organismo.

    3. Supervisar la prestación de los servicios de mantenimiento contratados, a efecto de garantizar el eficiente cumplimiento de los compromisos pactados.

    4. Supervisar que los trabajos de modernización, adecuación, equipamiento y distribución de áreas sean realizadas con personal interno y externo según su caso mismos que se desarrollarán en los inmuebles propios o rentados.

    5. Coordinar la recepción, registro, distribución, clasificación, catalogación, archivo y despacho de la correspondencia del Organismo.

    6. Coordinar el envío de mensajería y paquetería, solicitado como apoyo al desarrollo de las funciones encomendadas a las diferentes unidades administrativas que conforman nuestro Organismo.

    7. Los manuales de computadoras personales o algún paquete de informática y copias de libros (personales) no serán fotocopiados.


    IV OBJETIVO, DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCEDIMIENTOS


    PRPS.01 RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE SERVICIOS DIRECTOS O INDIRECTOS

    RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
    Área Solicitante 1 Elabora solicitud de servicio en original y cinco copias y tramita en el Departamento de Adquisiciones (Ventanilla Única) Solicitud de Servicio
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    2 Recibe la solicitud de servicio de ventanilla única debidamente foliadas y selladas, verifica los datos y firma el acuse en copia. Solicitud de Servicio y Acuse
    " 3 Anota monto estimado del servicio y regresa la orden de servicio al Departamento de Adquisiciones para su afectación. Solicitud de Servicio
    " 4 Analiza las necesidades del servicio para confirmar o corroborar el requerimiento. -
    " 5 Determina si el servicio se realizará a través del Prestador de Servicio (Servicio Indirecto) o por el área de mantenimiento de Capufe (Servicio Directo) -
    " 6 SERVICIO DIRECTO

    EXISTENCIA DE RECURSOS Y MATERIALES
    Tramita la solicitud de abasto para que el Almacén proporcione del material necesario para la ejecución del servicio.
    Solicitud de Abasto
    " 7 Recibe el material y proporciona al responsable del área de mantenimiento y da instrucciones. -
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Mantenimiento)
    8 Realiza inmediatamente el trabajo en el área que solicitó el servicio. -
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    9 Recaba del área requisitora una vez satisfecha la necesidad; nombre, número de empleado y fecha de la realización del trabajo en la Solicitud de servicio original. Solicitud de Servicio
    " 10 Captura, envía original al Departamento de Adquisiciones para su registro y control y archiva acuse de requisición.

    FIN
    Expediente
    " 11 INEXISTENCIA DE RECURSOS MATERIALES
    Analiza el requerimiento, solicita por lo menos tres cotizaciones y elabora dictamen técnico y cuadro comparativo con sugerencia y comentarios.
    Cotizaciones, Dictamen Técnico y Cuadro Comparativo
    " 12 Envía cuadro comparativo y dictamen técnico solicitando se autorice la compra por la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales y se entrega en efectivo el monto para cubrir la compra del material requerido. Cuadro Comparativo y Dictamen Técnico
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Área de Fondo Operacional)
    13 Entrega el monto solicitado y le firma el responsable en el recibo de caja chica. Recibo
    Departamento de Servicios Generales 14 Recibe el efectivo, realiza la compra del material y entrega para proceder a iniciar el servicio solicitado por el área. -
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Mantenimiento)
    15 Reciben el material y realizan el trabajo solicitado por las áreas. -
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    16 Recaba del área requisitora una vez satisfecha la necesidad; nombre, número de empleado y fecha de la realización del trabajo en la solicitud de servicio original. Solicitud de Servicio
    " 17 Comprueba los gastos con factura y original de la solicitud de servicio debidamente requisitada al Área del Fondo Operacional de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

    Nota: En caso de que exista un faltante o sobrante del monto estimado otorgado para la compra del material para realizar el servicio, se regresa al área del Fondo Operacional o en su caso se bonifica en efectivo al Departamento de Servicios Generales.
    Factura y Solicitud de Servicio
    " 18 Captura y archiva acuse.

    FIN
    Expediente
    " 19 SERVICIO INDIRECTO

    EL MONTO NO EXCEDE LOS PRECIOS QUE DETERMINE EL PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACIÓN PARA UNA INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

    Supervisa el requerimiento y solicita por lo menos tres personas, elabora dictamen técnico y cuadro comparativo con sugerencias y comentarios y turna.
    Cotizaciones, Dictamen Técnico, Cuadro Comparativo y Turno
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales 20 Recibe cuadro comparativo y dictamen técnico validado por el Jefe del Departamento de Servicios Generales para su autorización y envía. Cuadro Comparativo y Dictamen Técnico
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    21 Recibe autorización, se adjudica a la mejor propuesta recibida por los tres personas y la empresa contratada realiza el servicio solicitado. -
    " 22 Recaba del área requisitora una vez satisfecha la necesidad; nombre, número de empleado y fecha de la realización del trabajo en la solicitud de servicio original. Solicitud de Servicio
    Proveedor 23 Entrega la factura al Departamento de Servicios Generales para su revisión y procedan a recabar las firmas del Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe del Departamento de Servicios Generales en un lapso no mayor a ocho días y devuelvan. Factura
    " 24 Recibe factura y tramita al Departamento de Presupuestos para su contra-recibo y posterior pago en el Departamento de Egresos
    (Ver Manual de Procedimientos de Caja)
    Factura y Contra-recibo
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    25 Captura y archiva acuse de recibido.

    FIN
    Expediente
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    26 EL MONTO EXCEDE LOS PRECIOS QUE DETERMINE EL PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACIÓN PARA UNA INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

    Elabora la solicitud del servicio y turna al Departamento de Adquisiciones (Ventanilla Única) para la licitación pública de los materiales o servicios requeridos.
    (Ver Manual de Procedimientos de Adquisiciones)
    Solicitud del Servicio y Turno
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Adquisiciones)
    27 Turna copia del contrato una vez concluida la Licitación Pública y fianza al Departamento de Servicios Generales Contrato y Fianza
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    28 Recibe copia del contrato y archiva. Contrato y Expediente
    Proveedor 29 Procede a realizar el servicio solicitado durante el tiempo estipulado en el contrato. -
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    30 Supervisa el servicio durante el tiempo determinado a través de recorridos para detectar posibles irregularidades en el cumplimiento de las condiciones del contrato y registros diarios en bitácoras.

    Nota: En caso de que la empresa no cumpla con las cláusulas del contrato, se turna oficio a la Dirección Jurídica informando el incumplimiento del mismo para que realicen lo correspondiente.
    Bitácoras
    " 31 Recibe del proveedor las facturas originales los primeros cinco días hábiles de cada mes para su revisión y recabo de firmas para su posterior pago. Facturas
    Proveedor 32 Tramita la factura al Departamento de Presupuestos para su pago.
    (Ver Manual de Procedimientos de Caja)
    Factura
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    33 Archiva acuse de recibo.

    Termina Procedimiento
    Expediente


    DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PRPS.01




    PRPO.02 RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ORDENES DE SERVICIO DE MOBILIARIO POR EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

    RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
    Área Solicitante 1 Elabora orden de servicio en original y cinco copias y tramita en el Departamento de Adquisiciones (Ventanilla Única) Orden de Servicio
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    2 Recibe la orden de servicio de ventanilla única debidamente foliadas y selladas, verifica los datos y firma el acuse en copia. Orden de Servicio
    " 3 Supervisa la necesidad del servicio para confirmar o corroborar el requerimiento y si hay necesidad de incrementar el mobiliario y accesorios. -
    " 4 Revisa si existe mobiliario y equipo solicitado en la Bodega ubicada en Oficinas Centrales o en el Almacén Central y solicita en caso de su existencia o de lo contrario compra mobiliario para llevar acabo la adecuación. -
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Adecuaciones de Mobiliario y Equipo)
    5 EXISTENCIA DE RECURSOS MATERIALES

    Tramita la petición por oficio para que el Almacén proporcione el mobiliario necesario para la ejecución del servicio en caso de no haber en existencia en la bodega en Oficinas Centrales.
    Oficio
    " 6 Recibe el encargado del área el mobiliario solicitado en Oficinas Centrales y lo entrega inmediatamente a personal a su cargo para proceder a realizar el trabajo. -
    " 7 Realiza el trabajo en el área que se solicitó el servicio. -
    " 8 Satisfecha la necesidad, recaba del área requisitora nombre, firma, número de empleado y fecha de realización del trabajo en la orden de servicio original. Orden de Servicio
    " 9 Captura y archiva acuse de recibido.

    FIN
    Expediente
    " 10 INEXISTENCIA DE RECURSOS MATERIALES

    Informa vía telefónica, la inexistencia de mobiliario en el almacén central y pide se tramite la solicitud de abasto.
    -
    Área Solicitante 11 Elabora la Solicitud de Abasto y turna al Departamento de Adquisiciones (ventanilla única)

    Nota: El Almacén Central se encuentra ubicado en Tequesquináhuac, Edo. de México
    Solicitud de Abasto y Turno
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Adquisiciones)
    12 Solicita al Departamento de Servicios Generales propuestas y especificaciones detalladas del mobiliario a adquirir así como el anexo técnico incorporando todos los posibles proveedores que quieran participar con información (folletos) Propuestas y Anexo Técnico
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Adquisiciones)
    13 Procede a llevar a cabo la Licitación.
    (Ver Manual de Procedimientos de Adquisiciones)

    Notas:
  • El Departamento de Servicios Generales elabora el cuadro comparativo con las tres propuestas técnicas que cumplieron las especificaciones solicitadas y entrega mediante oficio durante el proceso de la licitación.
  • La Empresa ganadora entrega el mobiliario en el Almacén Central para que éste a su vez se envíe a Oficinas Centrales.
  • -
    Almacén Central y Departamento de Servicios Generales
    (Encargados de áreas)
    14 Reciben conjuntamente, el mobiliario en el Almacén Central verificando que el contenido esté completo y en buen estado en presencia del responsable del mobiliario en la Empresa Contratada.

    Nota: En caso de que el mobiliario se encuentre dañado o estén incompletas las piezas, se notificará al proveedor para el cambio de la misma.
    -
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Adecuación de Mobiliario y Equipo)
    15 Informa al Área requisitora que el mobiliario ya está en existencia en la Bodega y pide que se tramite la Orden de Servicio. -
    Departamento de Adquisiciones
    (Ventanilla Única)
    16 Recibe del área solicitante el original de la orden de servicio y cinco copias, otorga folio y tramita al Departamento de Servicios Generales. Orden de Servicio
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Servicios Generales)
    17 Envía petición al Almacén Central para abastecer el mobiliario solicitado y sea entregado en Oficinas Centrales. Oficio
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Adecuación de Mobiliario y Equipo)
    18 Recibe el encargado del área el mobiliario y entrega a personal a su cargo y procede a dar inicio a la instalación del mobiliario o equipo solicitado. -
    " 19 Instala en el área afectada el mobiliario y se solicita la suspención de sus labores temporalmente. -
    " 20 Recaba nombre, firma número de empleado y fecha de realización del trabajo, una vez satisfecha la necesidad en la orden de servicio original. Orden de Servicio
    " 21 Captura y archiva acuse de recibido.

    Termina Procedimiento
    Expediente


    DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PRPO.02




    PRRT.03 RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE MENSAJERÍA POR EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

    RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Correspondencia y Archivo) Mesa de Entrada
    1 Recibe del Servicio de Mensajería y Paquetería, la correspondencia foránea de las diferentes Entidades Federativas, Secretarías y Empresas Particulares, así como también de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo, Conexo Industrial y Oficios de los Servidores Públicos. Correspondencia
    " 2 Requisita el formato de Control de Correspondencia Foránea Interna para el Departamento de Ingresos, con base a la correspondencia recibida de las plazas de cobro como medida de control.
    Nota: La correspondencia que envían las plazas de cobro al Departamento de Ingresos se realiza su trámite en el formato de control de correspondencia para el Departamento de Ingresos con la finalidad de un mejor control.
    Control de Correspondencia
    " 3 Revisa que la correspondencia cuente con los anexos mencionados en el oficio. Anexos y Oficio
    " 4 Controla la correspondencia de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial.

    Nota: En caso de faltar anexos en la correspondencia es reexpedido a su lugar de origen y se envían a través de la mesa de salida
    -
    " 5 Clasifica la correspondencia por oficios, revistas, paquetes, cajas, bultos, periódicos, tarjetas o estados de cuentas. -
    " 6 Abre los sobres para verificar que cuente con los anexos mencionados en el oficio y se registra.

    Nota: Los sobres que envíen en calidad de Confidencial, no serán abiertos y se enviarán sin revisar su contenido, a su destino correspondiente.
    Sobres
    " 7 Asigna folio y número de control en una ficha y captura en formato de recibo del servicio de mensajería y paquetería con los siguientes datos:
    • Número de control
    • Procedencia
    • Número de oficio
    • Síntesis del contenido de los oficios
    • Fecha
    • A quién fue turnado
    Ficha y Recibo de Servicio
    " 8 Entrega a las áreas correspondientes de acuerdo al “Catálogo de Claves de Turno”, firma de recibido y archiva al control del mes. Catálogo de Claves y Expediente
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Correspondencia y Archivo) Mesa de Entrada
    9 Envía oficio con la relación de la cantidad y tipo de correspondencia que se envió y recibió para su conocimiento.

    Nota: La ficha y el folio es el número consecutivo que contiene el formato del servicio de mensajería y paquetería con la finalidad de localizar el documento de referencia con facilidad.
    Oficio y Relación
    " 10 Descarga la información en el formato “Síntesis de la Correspondencia de la Mesa de Entrada”, captura y archiva.

    FIN
    Síntesis y Expediente
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Correspondencia y Archivo) Mesa de Salida
    11 Recibe la documentación de los niveles de Dirección a Jefes de Departamentos y de las diferentes áreas de Oficinas Centrales, asigna folio consecutivo y sella de recibido con fecha y hora.

    Nota: En caso de ser necesario, se proporciona información a los centros de trabajo y clientes internos, relacionada con el trámite de la documentación correspondiente.
    Documentación y Acuse
    " 12 Verifica que el asunto mencionado en el oficio competa al destinatario y que esté debidamente firmado por el funcionario con su respectivo cargo. Oficio
    " 13 Verifica la fecha de los documentos y sella con fecha hora y número de folio en el oficio con sus copias. Oficio
    " 14 Descarga la entrega de oficio en forma en el Minutario, con la finalidad de dar seguimiento desde el original del oficio y sus copias hasta la entrega de todas sus respectivas copias. Minutario
    " 15 Determina la forma de envío de los documentos con base a la clasificación de los mismos.

    Envía los Documentos por Paquetería
    -
    " 16 Elabora la guía y relaciona la documentación en el formato de control de correspondencia a las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo, Conexo Industrial, Almacenes e Iniciativa Privada. Guía y Control de Envío de Correspondencia
    " 17 Prepara la documentación para el envío a su destino correspondiente. -
    " 18 Archiva el formato de envío diario y conserva copia de la guía firmada por la paquetería para cualquier posterior aclaración.

    FIN
    Expediente y Copia de la Guía
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Correspondencia y Archivo)
    Servicio Propio
    19 Envía los Documentos por Servicio Propio

    Envía el oficio y/o los documentos a su destino, recaba firmas de las áreas involucradas que señale el oficio dentro y fuera del Organismo.

    Nota: En caso de que la correspondencia sea de entrega urgente y ordinaria se podrá utilizar el servicio de un propio o mensajero del área de correspondencia, con la finalidad de que la entrega sea inmediata y personal. (Capufe cuenta con un enlace diario de Oficinas Centrales Cuernavaca a Oficinas de Enlace en el Distrito Federal)

    FIN
    Oficio y Documentos
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Archivo General de Trámite)
    20 Archivo General de Trámite

    Recibe de manera económica de Oficialía de Partes (Mesa de Entrada) la integración mensual de las copias de los oficios que se reciben y que se encuentran debidamente foliados, así como también en el minutario que se genera diariamente
    Minutario
    " 21 Clasifica los documentos de acuerdo al área y tema, ordena y archiva al expediente del área que corresponda.

    Nota: En caso de no existir ningún expediente del área interesada en archivar su documentación, se abrirá uno nuevo.

    FIN
    Documentos y Expediente
    " 22 Archivo de Concentración

    Recibe los documentos de las diferentes áreas del Organismo mediante un oficio y formato de “Relación de Concentración de Documentos Administrativos para Concentración o Baja”
    Documentos, Oficio y Relación de Concentración
    " 23 Archiva con el periodo de vigencia determinado en la relación del “Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes”

    Nota: La vigencia del documento depende del tipo del mismo que se requiera archivar; administrativa y/o contable.
    Catálogo de Disposición Documental
    " 24 Archiva durante el tiempo en el que la cantidad de documentación, sea considerada como para realizar el traslado del Archivo de Trámite en el Área de Correspondencia y Archivo en Oficinas Centrales al Archivo de Concentración (Almacén Central) y traslada. -
    " 25 Actualiza la fecha los oficios con los que cada área solicitó su destrucción y envía el oficio al titular de cada área para su firma para la actualización de las fechas, al momento de envío de la documentación al Archivo de Concentración. Oficios
    Archivo de Concentración 26 Recibe la documentación y la clasifica en Administrativos y Contables y envía de la siguiente manera:

    Administrativos:
    • Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT)y después
    • Archivo General de la Nación

    Contables:
    • Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT), después
    • Archivo General de la Nación y por último a la
    • Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP)
    Documentación
    Secretarías de Comunicaciones y Transportes (SCT) y de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y Archivo General de la Nación. 27 Levantan acta de aceptación, documentos y otorgan Vo.Bo. según corresponda al tipo de documentación para su baja. Acta de Aceptación y Documentos
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
    (Departamento de Almacenes e Inventarios)
    28 Realiza la licitación correspondiente para la venta de la papelería como desecho, a las empresas interesadas en darle uso específico.
    (Ver Manual de Procedimientos de Adquisiciones)
    -
    Archivo de Concentración 29 Levanta acta de baja documental con las siguientes firmas:
    • Contraloría Interna en el Organismo.
    • Representante de la Empresa Ganadora en la Licitación.
    • Jefe del Departamento de Servicios Generales.
    • Encargado del Área de Archivo de Concentración.
    • Encargado del Área de Correspondencia y Archivo.
    Acta de Baja Documental
    " 30 Envía copias del Acta de Baja Documental para su conocimiento.
    (Ver actividad 26)

    FIN
    Acta de Baja
    Área Solicitante 31 Préstamo de Documentos

    Envía oficio solicitando el préstamo de los documentos con una relación de los mismos.
    Oficio y Relación
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Archivo de Tramite)
    32 Recibe, solicita mediante oficio al Archivo de Concentración el envío de la documentación solicitada al Archivo de Trámite en Oficinas Centrales. Oficio
    " 33 Proporciona al área solicitante los documentos requeridos, por medio de un vale de salida que requisita el solicitante y firma de recibido. Vale de Salida
    " 34 Registra en el formato correspondiente al control de préstamo de documentos, la salida de los mismos y archiva. Control de Préstamo de Documentos y Expediente
    Área Solicitante 35 Firma el formato de control de préstamo de documentos, utiliza, regresa los documentos al área de correspondencia y archivo y firma el formato indicando que regresa la documentación en el tiempo indicado. Control de Préstamo y Acuse
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Correspondencia y Archivo)
    Área de Archivo de Tramite
    36 Recibe, entrega el vale de salida, deliberando responsabilidad y envía la documentación al Archivo de Concentración (Almacén Central) por medio de un oficio.

    Nota: En caso de que el Solicitante requiera permanecer con los documentos de manera definitiva o indefinida, enviará un oficio al Archivo de Concentración, indicando los motivos, con el fin de anexarlo al expediente como respaldo.

    Termina Procedimiento
    Vale de Salida y Oficio


    DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PRRT.03




    PRSF.04 SERVICIO DE FOTOCOPIADO, ENGARGOLADO Y ENMICADO

    RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
    Área Solicitante 1 Tramita la solicitud de fotocopiado, original y 5 copias, en el Departamento de Adquisiciones (Ventanilla Única) firmada por el Jefe de Departamento y recibe acuse. Solicitud de Servicio y Acuse
    " 2 Presenta la solicitud de servicio con acuse de ventanilla única al área de fotocopiado del Departamento de Servicios Generales, especificando la clase de trabajo que requiere y los detalles del mismo.

    Notas:
    • Será necesario elaborar la solicitud de servicio siempre y cuando el servicio de fotocopiado sea mayor a 50 copias y de carácter oficial.
    • No será necesario elaborar solicitud de servicio para engargolado y/o enmicado de carácter oficial, únicamente registrarse en una libreta de control que se encuentra en la ventanilla del área de fotocopiado.
    Solicitud y Acuse
    " 3 Elabora el trabajo de fotocopiado, engargolado y/o enmicado, verifica que este correcto y entrega el trabajo terminado al área solicitante. -
    Departamento de Servicios Generales
    (Área de Correspondencia y Archivo)
    Área de Fotocopiado
    4 Relaciona el número de folio y archiva la solicitud, en caso de que se haya tramitado dicha solicitud.

    Termina Procedimiento
    Expediente


    DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PRSF.04






    Dirección de Administración y Finanzas
    Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales

    Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
    Cuernavaca 062130 Morelos, México
    Tel. 01 (777) 329-2100